Ja, wo ist sie denn, die Information?

Was eine Postkarte mit Unternehmenskommunikation zu tun hat.

 

In der heutigen Zeit erfreut es mich sehr, wenn ich ganz traditionell eine Urlaubskarte in meinem Briefkasten finde. So wie heute!

 

Sie meinen, es ist nichts Besonderes? Stimmt! Und dennoch war diese Karte Anlass zum Gedankenspiel.

 

Als der Verfasser diese Zeilen schrieb, dachte er bestimmt nicht daran, dass die mich erst sechs Wochen später erreichen. In der heutigen Zeit fast unvorstellbar. Wo uns zig technische Einrichtungen zur Verfügung stehen, und Kontinente mittels Flugzeug innerhalb kürzester  Zeit verbunden sind.

Nun, woran es jetzt tatsächlich lag, mag ich nicht zu sagen. Doch eines ist sicher. An diesem Prozess waren Menschen beteiligt. Für jeden Einzelnen, der diese Postkarte in der Hand hatte, war der Inhalt wahrscheinlich unbedeutend und hatte für ihn keinen Stellenwert.

Was würde wohl passieren, wenn die Rahmenbedienungen abgeändert werden? Stellen wir uns vor, unter allen Beteiligten wird ein Lottogewinn von 1 Millionen € prozentual verteilt. Die Höhe des Anteils richtet sich nach der Transportgeschwindigkeit.

Na, kommen Sie ins Grübeln?

Ich könnte mir vorstellen, die Karte wäre schon längst in meinem Briefkasten.

Wie häufig wird in Unternehmen über die Informationsweitergabe diskutiert?! Wer, wann, welche Information erhalten müsste, ob es sich um eine Bring- oder Holschuld handelt, oder ob alle notwendigen Informationen pünktlich ankommen, und vieles mehr.

Macht das Beispiel mit der Postkarte uns deutlich, dass eine Informationsweitergabe in Unternehmen auch davon abhängig ist, wie wichtig das Thema der Information für jeden Einzelnen ist?

Wie schnell bleibt eine Nachricht aus, oder Informationen an Andere nicht weitergeleitet, weil wir selber die Information als wenig „bemerkenswert“ einstufen? Die Bedeutungsgebung in diesem Moment, entscheidend mit darüber, ob die Information, und wie schnell sie an die passende Person weitergeleitet wird. Gerne wird die Entscheidung der Weitergabe davon abhängig gemacht, wie wichtig oder bedeutsam sie für einen selber ist und nicht, ob ein Teammitglied dringend auf die Information wartet.

Schlechter oder fehlender Informationsfluss in Unternehmen, haben starke Folgen. Fließen zwischen Kollegen, Abteilungen oder Hierarchien die Informationen nicht, führt es zu nachhaltigen Problemen. Die könnten unter anderem sein:

  • Informationsdefizit
  • Zeit ist Geld
  • Mehrarbeit – Doppelter Aufwand
  • Missverständnisse nehmen zu
  • Fehlentscheidungen werden gefällt
  • Auftrags- / Kundenverluste
  • Eingeschränkte Handlungsfähigkeit
  • Imageschaden
  • Arbeitsmoral lässt nach
  • Konflikte steigen
  • Mitarbeitermotivationsverlust
  • Finanzieller Schaden durch höhere Kosten und Ertragsminimierung
  • Und vieles mehr

Es ist nur ein kleiner Ausschnitt von möglichen Folgen. Alleine die machen schon deutlich, dass das Thema alles andere als unbedeutend ist. Nehmen Sie die Ausführung einfach als Denkanstoß.

Was können Sie tun?
  • Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen ihren Informationsfluss. Sprechen Sie z.B. in Meetings, ob der Informationsfluss zur Aufgabe und Aktivitäten-Bewältigung in einem akzeptablen Rahmen. Passt es oder gibt es Baustellen?
  • Hören Sie den Mitarbeiter und / oder Kollegen aufmerksam zu.
  • Schützen Sie sich vor inneren Einstellungen wie: „Ach, dann musst du eben….. So schlimm wird es schon nicht sein….. Kümmere dich einfach selber darum…..Mache nicht so einen Aufstand…..“ sie führen nicht zur Lösungsbereitschaft
  • Daher nehmen Sie die kleinsten Andeutungen als wichtig an.
  • Leiten Sie möglichst früh – am besten sofort – Maßnahmen ein, um einem  Informationsdefizit entgegenzuwirken.
  • Legen Sie fest, wie genau der Informationsfluss erfolgen muss.
  • Besprechen Sie mit ihrem Team über Besonderheiten von Hol- und Bringschuld.
  • Verständigen Sie sich gemeinschaftlich auf Informationsregeln, die für alle schriftlich festgehalten werden.
  • Klären Sie, wie unter Berücksichtigung des Zeit-Budgets ein zu hohes Informations (Mail-) aufkommen bearbeitet werden kann, damit nichts verloren geht.
  • Mangelnder Informationsfluss wird häufig erst dann auffällig, wenn die Auswirkungen spürbar und offensichtlich sind. Also, stellt die Analyse und Handhabung eine besondere Herausforderung dar.
  • Machen Sie allen Beteiligten immer wieder deutlich, welche Bedeutung und Auswirkung fehlender Informationsfluss auf Kollegen, Abteilungen, Hierarchien oder auf das Unternehmen hat.
  • Machen Sie die Überprüfung des Informationsflusses zu ihrer regelmäßigen Aufgabe, da sie so die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärken.

Liebe Leser, mit der Postkarte in der Hand – die diesen Gedankengang auslöste – wünsche ich allen ein wunderbares Wochenende.

Sonnige Grüße

Bettina Schulte-Kump

 

 

 

 

 


 

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